home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Software of the Month Club 1996 February / Software of the Month Club 1996 February.iso / pc / dos / gi / mtrac / wp.doc < prev   
Encoding:
Text File  |  1996-01-08  |  3.9 KB  |  119 lines
  1.  
  2. Bucher's PcSoftware
  3. PO Box 162
  4. Kelso, MO  63758
  5. (314) 264-2537
  6.  
  7.  
  8.  
  9.                 WORDPERFECT MAILMERGE
  10.  
  11.  
  12.       To pass name and address information from M-TRAC to WORDPERFECT,
  13.      you must first create a file called WPFIL.FIL.  To create this file,
  14.      type MAIL at the DOS prompt.
  15.  
  16.          i.e. C:\M-TRAC30>MAIL
  17.  
  18.       If a member is selected and written to the file WPFIL.FIL, the
  19.      information in the record includes the members name (first, middle
  20.      initial, and last name), address one, address two, city, state, zip
  21.      code, and first name only.
  22.  
  23.       After the WPFIL.FIL is created, you are ready to use the mailmerge
  24.      feature in WORDPERFECT.  At this point I have to assume you are familiar
  25.      with mailmerge (called MERGE in WORDPERFECT).
  26.  
  27.       To use MERGE, you have to have a primary file and a secondary file.
  28.      The primary file is your letter.  The secondary file will be WPFIL.FIL
  29.      (which contains the names and addresses from M-TRAC).  Refer to your
  30.      WORDPERFECT manual or the information on the next page for details on
  31.      how to set up your primary file.  Listed below are the fields in the
  32.      secondary file and the corresponding information.
  33.  
  34.           FIELD 1 = MEMBERS NAME (first, middle initial, and last)
  35.           FIELD 2 = ADDRESS ONE
  36.           FIELD 3 = ADDRESS TWO
  37.           FIELD 4 = CITY, STATE, AND ZIP CODE
  38.           FIELD 5 = MEMBERS FIRST NAME  i.e Frank
  39.             You might want to use FIELD 5 for example to say
  40.             Dear XXXXX, where XXXXX is Frank or Joe or Mark
  41.  
  42.       After you have the primary file set up (your letter) and the
  43.      secondary file created (when you ran MAIL), you are ready to print
  44.      the letters.  To print the letters, follow the steps below:
  45.  
  46.           1)  Get into WORDPERFECT
  47.           2)  Press Ctrl-F9 (Merge/Sort) to start the merge operation
  48.           3)  Press 1 or M to choose Merge
  49.           4)  Type the primary file name (your letter) and press ENTER
  50.           5)  Type the secondary file name (WPFIL.FIL) and press ENTER
  51.           6)  Note:   Field Delimiters: BEGIN should be blank
  52.                         END should be a /
  53.               Record Delimiters: BEGIN should be blank
  54.                          END should be a ;
  55.           7)  Wordperfect should begin printing your letters
  56.  
  57.  
  58.  
  59.      PRIMARY FILE SETUP (YOUR LETTER)
  60.      ================================
  61.  
  62.       To add the NAME to the letter, follow these steps:
  63.  
  64.         Move cursor to place in letter you want NAME to print
  65.         Press SHIFT/F9 (Merge Codes)
  66.         Select FIELD (1)
  67.         Enter 1 and press ENTER  (field 1 = NAME)
  68.  
  69.       To add the ADDRESS ONE to the letter, follow these steps:
  70.  
  71.         Move cursor to place in letter you want ADDRESS ONE to
  72.         print
  73.         Press SHIFT/F9 (Merge Codes)
  74.         Select FIELD (1)
  75.         Enter 2 and press ENTER  (field 2 = ADDRESS ONE)
  76.  
  77.       To add the ADDRESS TWO to the letter, follow these steps:
  78.  
  79.         Move cursor to place in letter you want ADDRESS TWO to
  80.         print
  81.         Press SHIFT/F9 (Merge Codes)
  82.         Select FIELD (1)
  83.         Enter 3 and press ENTER  (field 3 = ADDRESS TWO)
  84.  
  85.       To add the CITY/STATE/ZIP to the letter, follow these steps:
  86.  
  87.         Move cursor to place in letter you want CITY/STATE/ZIP
  88.         to print
  89.         Press SHIFT/F9 (Merge Codes)
  90.         Select FIELD (1)
  91.         Enter 4 and press ENTER  (field 4 = CITY/STATE/ZIP)
  92.  
  93.       To add the FIRST NAME to the letter, follow these steps:
  94.  
  95.         Move cursor to place in letter you want FIRST NAME
  96.         to print
  97.         Press SHIFT/F9 (Merge Codes)
  98.         Select FIELD (1)
  99.         Enter 5 and press ENTER  (field 5 = FIRST NAME)
  100.  
  101.  
  102.      TO PRINT LETTER'S
  103.      =================
  104.  
  105.       To have the letters print when you run the merge, the last line
  106.      in your letter should be:    {PRINT}{NEXT RECORD}{NEST PRIMARY}
  107.  
  108.         Press SHIFT/F9 (Merge Codes)
  109.         Select MORE (6)
  110.         Select PRINT from the list box
  111.  
  112.         Press SHIFT/F9 (Merge Codes)
  113.         Select MORE (6)
  114.         Select NEXT RECORD from the list box
  115.  
  116.         Press SHIFT/F9 (Merge Codes)
  117.         Select MORE (6)
  118.         Select NEST PRIMARY from the list box
  119.